كيف يمكنك تحسين إدارة طلبات الشراء في التجارة الإلكترونية

يوما بعد يوم تزداد شعبية التجارة الإلكترونية بين الشركات “Business-to-business ecommerce“، فأنت الآن أكثر احتمالية من أي وقت مضى لدعم زبائنك من الشركات والمؤسسات والمشترين الذين يعيشون في عصر رقمي أصبح فيه الإنترنت في متناول الجميع، لذلك من أجل إرضاء هذه المجموعة الجديدة من المشترين، تعد عملية إدارة طلبات الشراء بين الشركات بشكل سلس أمرًا في غاية الأهمية.

طلبات الشراء والبيع بين الشركات B2B معقدة

عادة ما تكون الطلبات بين الشركات عبر الإنترنت أكثر تعقيدًا من طلبات الشراء والبيع التي تتم مباشرة من وإلى المستهلك (business to consumer – B2C)، فغالبًا ما يكون فيها تكلفة أعلى لاكتساب العملاء، في حين أن متوسط ​​دورة الشراء في التجارة بين الشركات عادة ما تكون أطول بكثير حيث تتطلب تقنيات أكثر تقدمًا مثل punchouts و RFP و EDI.

ولكن باستخدام برامج إدارة الطلبات عبر الإنترنت وأفضل ممارسات سير العمل مع إستراتيجية قوية يمكن لشركتك تحسين كفاءتها التشغيلية والتغلب على التحديات المرتبطة بشكل متكرر بإدارة الطلبات بين الشركات B2B.

مفهوم طلب الشراء بين الشركات

إدارة الطلبات بين الشركات هي عملية تتبع للطلبات المقدمة من العملاء وإدارة العمليات التنفيذية اللازمة لإتمام الأمر.

تبدو عملية إدارة الطلبات النموذجية بين الشركات كما يلي:

• يقوم مندوب المبيعات بإدخال الطلب من عميلك إلى نظام تتبع الطلبات، سواءً كان ذلك برنامج إدارة الطلبات أو تخطيط موارد المؤسسات أو جداول البيانات اليدوية.
• إذا كان لديك شركة تجارة إلكترونية B2B فيمكن للعميل استبدال الخطوة الأولى بتقديم طلب خاص به عبر الإنترنت، إما من خلال منصة مخصصة للتجارة الإلكترونية B2B مثل BigCommerce أو عبر بوابة إلكترونية مخصصة.
• يتم إرسال تأكيد الطلب إلى العميل.
• يتم حجز المنتجات وتخصيصها للطلبات، إما يدويًا أو تلقائيًا.
• يتم إرسال الطلب إلى المستودع ليتم انتقاؤه وتعبئته وشحنه، ويتم إنشاء طلب إمداد لأي أصناف غير متوفرة في المخزون.
• يتم إرسال تأكيد الإرسال إلى العميل.
• يتم تسليم الطلب واستلامه من قبل العميل.

في بعض الأحيان قد تحتاج أيضًا إلى تتبع وإدارة طلبات الإعادة وعمليات تحويل العملات والمبالغ المستردة، والتي تعتبر جميعها جزءًا من عملية إدارة الطلبات.

1. ما هو نظام إدارة الطلبات؟

نظام إدارة الطلبات هو أي منصة أو أداة أو تقنية تُستخدم لتجميع وتتبع الطلبات، بالإضافة إلى مستويات المخزون والشحنات.

على الرغم من أننا سنناقش خياراتك بالتفصيل، إلا أنه من المعروف على نطاق واسع أن هناك خمسة أنواع شائعة من أنظمة إدارة الطلبات:

• الجهة الخلفية للمتجر الإلكتروني.
• جداول البيانات.
• برامج إدارة الطلبات المستقلة.
• برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP).
• منصات عمليات البيع بالتجزئة و B2B.

متى تعلم أنك بحاجة إلى نظام إدارة طلبات B2B؟

إذا بدأ عملك في إظهار مشاكل في قدرتك على تقديم خدمة عالية الجودة في المبيعات للشركات B2B، فمن المحتمل أنك تعاني من واحد أو أكثر من الأعراض التالية:

1. صعوبة متابعة قنوات البيع

إن معالجة الطلبات على قناة واحدة فقط هو أمر معقد، إلا إن إدارة الطلبات عبر قنوات متعددة يجعل الأمر أكثر تعقيدًا، سواءً كانت المتاجر الإلكترونية أو الأسواق الإلكترونية أو الهاتف أو التبادل الإلكتروني للبيانات إلخ.

مع وجود نقاط اتصال متعددة تزداد احتمالات حدوث التأخيرات والأخطاء البشرية والاختناقات، وبذلك تخاطر بفقدان السيطرة على عملك.

ستحتاج إلى عرض مركزي للطلبات وتحديثات فورية للمخزون عبر جميع القنوات، ويمكن أيضًا أن يتم تشغيلها بواسطة مستودعات متعددة، وستحتاج إلى سهولة في الإبلاغ عن القنوات التي تحقق أداءً أفضل من غيرها.

عادةً ما تهدف الشركات إلى تطبيق نظام طلبات الشركات B2B عبر الإنترنت عندما تتلقى أكثر من 100 طلب في اليوم.

2. يتكرر نفاذ المخزون بشكل مفاجئ

بدون وجود نظام فعال لإدارة الطلبات عبر الإنترنت لن تستطيع بطبيعة الحال معالجة حجم الطلبات التي يتعين عليك معالجتها، خاصة أثناء نمو عملك.

لن يتم تخصيص المخزون وحجزه للطلبات في الوقت المناسب، ولن يتم تحديث مستويات المخزون عبر قنوات المبيعات الخاصة بك، ومن المحتمل أن تقوم بمبيعات أعلى من المخزون الذي تملكه.

لا يزال حل مشكلات البيع المفرط أحد الأسباب الأساسية التي تجعل الشركات تفكر في برنامج إدارة طلبات البيع للشركات، ومع ذلك فهي واحدة من أبسط التحديات التي يمكن التغلب عليها بمجرد تطبيق هذه التكنولوجيا.

3. تبدو البيانات والمعلومات مبعثرة ويصعب إدارتها

في البداية تعتمد العديد من الشركات على أنظمة منفصلة لتساعدها في إدارة طلباتها.

غالبًا ما تكون هذه الأنظمة مزيجًا من منصة التجارة الإلكترونية B2B الخاصة بهم، وبرامج إدارة الطلبات المستقلة ونظام المحاسبة أو مسك الدفاتر.

ومع ذلك مع وجود هذا النوع من التكنولوجيا في مكانها الصحيح، يتم عزل البيانات بشكل كبير، حيث سيحتاج موظفوك إلى تسجيل الدخول باستمرار إلى أنظمة مختلفة لإكمال المهام، وهذا يؤدي إلى عدم الكفاءة داخل الأعمال، فضلا عن عدم تحديث التقارير المالية وتقارير المبيعات.

4. يجد المشترون صعوبة في نظامك

تتزايد توقعات العملاء مما يعني أن عملائك من الشركات يريدون الحصول بسهولة على معلومات عن حالة طلباتهم، والإجابة على أسئلتهم ومخاوفهم بسرعة، والثقة في أن المنتجات التي طلبوها متوفرة وسيتم تسليمها لهم في الوقت المناسب.

ولكن إذا وجد عملاؤك أن الحصول على هذه المعلومات صعب ومرهق ويستغرق وقتًا طويلاً، فستواجه مخاطر أن يصبحوا غير راضين بشكل متزايد وأكثر استعدادًا للشراء من مكان آخر في المرة القادمة.

بدلاً من ذلك من خلال جعل السهولة والكفاءة جوهر كل ما تفعله، ستحسِّن من قيمة حياة العميل وولاءه، وتكسب أعمالاً متكررة وتكتسب قوة جذب مع عملاء جدد أيضًا.

أقرأ أيضا : كيف تصنع خريطة لرحلة العميل تساعدك في عملية البيع؟

ما الذي يمكن أن تقدمه لك إدارة الطلبات بين الشركات؟

لمساعدتك في التغلب على التحديات المذكورة أعلاه يمكن أن تتدخل أنظمة إدارة طلبات البيع للشركات B2B لأخذ الكثير من الأعمال الشاقة اليدوية بدلًا عنك، مما يترك لك الحرية في العمل على الأمور الأخرى.

1. إدارة الطلبات على جميع منصات المبيعات

تسمح لك حلول إدارة الطلبات بين الشركات الأكثر فاعلية بتبني إستراتيجيات متعددة القنوات في عملك.

هذا يعني أنه يمكنك قبول الطلبات أينما يتصفح عملاؤك ويشترون أثناء معالجتها بما يتماشى مع مهام سير العمل والممارسات الفريدة الخاصة بك.

سيوفر هذا الوقت لك ولعملائك عن طريق تقليل عمليات النقل التقليدية التي تحدث عادةً بينكما، مثل إدارة المخزون وإنشاء الطلبات وتحديثها ومعالجة المدفوعات.

لذا سواءً أرسل عملاؤك من الشركات طلبات عبر الإنترنت أو عبر الهاتف أو عبر التبادل الإلكتروني للبيانات أو شخصيًا، فستتمكن من الحصول على نظرة عامة عليها جميعًا بسهولة.

2. الابتعاد عن الورق 

غالبًا ما تكون أنظمة إدارة الطلبات اليوم قائمة على التخزين السحابي.

السبب الرئيسي وراء انتشار الأنظمة السحابية هو أنها تتيح للشركات أن تصبح بلا أوراق.

يساعدك هذا على تحسين كفاءة الأعمال من خلال تسهيل الوصول إلى بياناتك من أي مكان في العالم وفي أي وقت مع حماية البيئة من الاستخدام المفرط (وغير الضروري) للورق.

مع الأنظمة المستندة إلى مجموعة النظراء لن تحتاج بعد الآن إلى إرسال بريد مباشر وفاكسات ورسائل مكتوبة بخط اليد.

بدلاً من ذلك يمكنك استخدام البريد الإلكتروني والأنظمة الأساسية المتخصصة عبر الإنترنت للتواصل مع عملائك وتلقي الطلبات.

إلى جانب الفوائد البيئية المرتبطة بتقليل استخدامك للورق، ستقوم أيضًا بتخفيف الميزانية التي يتم إنفاقها عادةً على الورق والحبر، والتي يمكن تخصيصها لتلبية احتياجات العمل الأخرى.

3. مركزية المعلومات عبر قنوات متعددة

سواءً أكان عملاؤك من الشركات يشترون منك عبر الإنترنت أو وجهًا لوجه أو عبر الهاتف أو التبادل الإلكتروني للبيانات، فسيتم تتبع جميع طلباتك ومخزونك في منصة مركزية واحدة.

يضمن ذلك أن يكون عملك مدعومًا ببيانات دقيقة ومتسقة وموثوقة بغض النظر عن كيفية ومكان تقديم العملاء لطلباتهم.

4. تقليل تعقيد سلسلة التوريد

من خلال مركزية طلباتك وبيانات المخزون ستتمكن من التحكم بسهولة أكبر في مخزونك في جميع أنحاء العالم.

ابتداءً من وقت وصول الطلب لأول مرة، وصولا إلى الانتقاء والتعبئة والشحن، حيث ستتمكن بسهولة من تتبع الطلبات والتعليق على الوضع الحالي لكل منها.

5. تتبع الطلبات وإبقاء العملاء سعداء

من خلال تتبع طلباتك بشكل فعال، ستكون في وضع أفضل لإرضاء عملائك.

سواء كانوا يطلبون تحديثًا عن مكان طلباتهم، أو يحتاجون إلى إجراء تعديل على طلب أو فاتورة سابقة، يمكن لموظفيك تحديثها في وقت قياسي بغض النظر عمن يتحدث عملاؤك إليه.

بالإضافة إلى ذلك ستقلل من مخاطر الأخطاء المكلفة بينما تقوم بتسريع العمليات وتحسين تجربة العملاء بشكل عام.

6. تلبية المعايير العالية للمشترين من خلال التخصيص

ليس من المستغرب أن يكون لدى عملائك التجاريين معايير عالية.

غالبًا ما تكون طلباتهم أكبر وأكثر قيمة بكثير من نظرائهم من العملاء الأفراد “B2C“، وما لم يتميز منتجك أو خدمتك بشكل خاص، فغالبًا ما يكون لديهم الكثير من الخيارات التنافسية للاختيار من بينها.

تتمثل إحدى الطرق التي يمكنك من خلالها تمييز نفسك عن المنافسين بتطوير التجربة والخدمة التي يمكنك تقديمها لجميع عملائك.

يمكن أن يوفر لك نظام إدارة الطلبات المتقدم القدرة على تخصيص المراحل الرئيسية لدورة الطلب إلى النقد لكل عميل، مثل تنفيذ الطلبات والشحن والفواتير وطرق الدفع وقنوات البيع.

7. خذ الأوامر شخصيًا

كما ذكرنا سابقًا سيكون لدى العملاء من الشركات B2B لديك متطلبات مختلفة بشكل متكرر مقارنة بعملائك الأفراد B2C.

يتضمن أحدها الحاجة إلى إصدار طلبات أثناء الاجتماعات وجهًا لوجه، وسيمكنك نظام إدارة الطلبات الذي يعتمد على التخزين السحابي وخاصة النظام الذي يحتوي على إمكانات وضع عدم الاتصال من تلقي الطلبات في أي وقت.

8. إخراج الطلبات بشكل أسرع

إن إدارة عملية أوامر مبيعات الشركات B2B يدويًا تستغرق وقتًا طويلاً وتحبط كل من الموظفين والعملاء.

من خلال اعتماد نظام متطور لإدارة الطلبات ستتمكن من أتمتة العديد من العمليات التي تستغرق وقتًا طويلاً بما في ذلك تخصيص الطلبات وتوجيه المستودعات وتحديثات الشحن وتحديثات المخزون والمزيد.

سيسمح لك ذلك بإخراج الطلبات وإيصالها إلى أيدي عملائك بشكل أسرع وأكثر فعالية من حيث التكلفة.

اقرأ ايضا : خطوات نحو تجارة إلكترونية فعّالة

أفضل حلول إدارة الطلبات عبر الإنترنت لمبيعات B2B

بصفتك شركة B2B مبتدئة من المحتمل أن تختار إدارة مبيعاتك عبر جداول البيانات والجزء الخلفي من نظام التجارة الإلكترونية الخاص بك.

ولكن عند معالجة أكثر من 100 طلب في اليوم ستحتاج إلى نهج أكثر تلقائية.

هذا هو المكان الذي يمكن أن تساعد فيه أفضل حلول إدارة الطلبات عبر الإنترنت لطلبات البيع للشركات B2B.

1. برنامج إدارة الطلبات المستقل (OMS)

غالبًا ما يكون مزيج من برامج إدارة الطلبات المستقلة (OMS) ومنصة التجارة الإلكترونية وبرامج المحاسبة المنفصلة هي الخطوة الأولى التي تتخذها شركات B2B لتحسين الكفاءة التشغيلية.

يُمكّنك OMS من جعل بيانات طلبك مركزية، غالبًا عبر مختلف القنوات، بينما تشتمل أنظمة إدارة الطلبات الأكثر تقدمًا أيضًا على وظائف إدارة المخزون وإعداد التقارير.

ومع ذلك فإن هذا النوع من الإعداد يتراجع عند محاولة الاندماج بشكل فعال مع التقنيات الأخرى التي قد تحتاجها، مثل برامج الشحن والتنفيذ وأنظمة المحاسبة.

تستغرق مقارنة البيانات وربطها عبر الأقسام المختلفة وقتًا أطول وتتطلب إدخالًا مزدوجًا للبيانات؛ ناهيك عن أن الوصول إلى البيانات في الوقت الحقيقي أمر شبه مستحيل.

2. برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP)

يعد برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) هو النهج الأكثر شيوعًا الذي يجب أن تتبعه الشركات بمجرد تعرضها لأوجه القصور التشغيلية المرتبطة بشكل متكرر بالبيانات والأنظمة المنعزلة.

تمتد أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على نطاق واسع من الميزات بدءًا من إدارة الطلبات والمخزون مرورًا بالإدارة المالية والشراء وإدارة علاقات العملاء والتخزين والخدمات اللوجستية، وحتى فيما يتعلق بالموارد البشرية وكشوف المرتبات.

ومع ذلك وعلى الرغم من احتوائه على ثروة من الميزات، غالبًا ما لا يتم تصميم برامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لتناسب صناعات وأنواع أعمال محددة، مما يعني أنك قد تدفع مقابل ميزات لن تستخدمها أو تحتاجها أبدًا! 

3. منصات عمليات البيع بالتجزئة و B2B

خيارك الثالث وهو الخيار الذي يأخذ أفضل ما في الخيارين السابقين وهو منصة عمليات متخصصة للبيع بالتجزئة وبين الشركات B2B مثل Brightpearl.

تحتوي منصة عمليات البيع بالتجزئة وطلبات البيع للشركات B2B على جميع الوظائف الرئيسية التي ستحتاج إليها، بما في ذلك الإدارة المالية وإدارة المخزون وأوامر المبيعات وإدارة المشتريات والموردين وإدارة علاقات العملاء والتنفيذ وإدارة المستودعات والخدمات اللوجستية، لاحظ أنه لا يتم تضمين بعض الميزات المرتبطة ببرامج ERP التقليدية مثل الموارد البشرية وكشوف المرتبات.

نظرًا لأن هذه الأنظمة مصممة خصيصًا للتعامل مع التعقيدات الفريدة التي تمثلها شركات البيع بالتجزئة والبيع بالجملة والبيع بين الشركات، يمكنك أن تطمئن إلى أن تدفقات العمل التي يحكمها النظام ستلتزم بأفضل الممارسات وتوفر لك تجربة شراء سلسة يحبذها عملاؤك.

في الختام

تقدم أعمال المبيعات للشركات B2B فرصة سوقية هائلة لعملك، ومع ذلك فإن دعم هذا النوع من العملاء ومعاييرهم المرتفعة بشكل متزايد له تحدياته الكثيرة.

من خلال اعتماد العمليات والتكنولوجيا المناسبة ليس فقط لدعم معاملات B2B الخاصة بك ولكن أيضًا جميع العمليات بعد عملية الشراء، فمن المرجح أن تقلل التكاليف مع زيادة الإيرادات.

إذا كانت طلبات البيع للشركات B2B (أو ستكون) جزءًا رئيسيًا مما يفعله عملك، فإن خطواتك التالية هي تحديد حل لإدارة طلبات المبيعات للشركات B2B والذي سيعمل بشكل أفضل لك ولعملك.

المراجع : bigcommerce.com