المحتوى
خضع مشهد الأعمال كما نعرف لتغييرات هائلة، كما تبلور نموذج العمل عن بعد في نموذج عمل مستدام.
كما هو الحال مع أي عمل تجاري، يظلّ إشراك المواهب والاِحتفاظ بها أولوية.
إذا كان عملك يتطلَّب منك تغيير ساعات عمل موظفيك دون الحاجة إلى مغادرة العمل، ألن يكون هذا تغييراً مرحبَّاً به؟
مع نظام جدولة نوبات “أو ورديات” الموظف عبر الإنترنت، أصبح ذلك ممكناً الآن!
يسمح لك هذا النظام بنقل الموظفين بكفاءة. هذه طريقة رائعة لإدارة القوى العاملة الخاصّة بك. كما أنَّه يُحسِّن سير العمل مع ضمان عمل الجميع بشكل عادل.
لا تدرك العديد من الشركات الصغيرة فوائد جدولة دوام الموظفين عبر الإنترنت، لكن يمكن للشركات توفير الوقت والمال باِستخدام هذا النظام مع تحسين إنتاجية الموظفين.
سيناقش هذا المقال أنواع جدولة ورديات الموظفين المختلفة عبر الإنترنت وفوائد كل خيار.
ما هي جدولة ورديات الموظف عبر الإنترنت؟
يسمح برنامج جدولة دوام الموظفين عبر الإنترنت لأصحاب العمل بإدارة وردياتهم.
كما يُسهِّل هذا النظام على الموظفين العثور على ورديات العمل المتاحة. ويلغي أيضاً الحاجة إلى معالجة كشوف المرتبات أو المقابلات الهاتفية التي تستغرق وقتاً طويلاً.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يساعد في جدولة فترات الراحة وإجراء تعديلات أخرى تتعلق بساعات العمل.
تتمثَّل ميزة اِستخدام البرنامج للجدولة عن الطرق التقليدية في أنَّه يعتني بمعظم المهامّ الإدارية المتعلِّقة بما يلي:
- جدولة الموظف.
- توفير وقت ثمين للمديرين.
- إلى جانب ذلك، فإنَّه يسهِّل التواصل بين جميع أعضاء المنظمة؛ يقلِّل من سوء الفهم والتوتر الناجم عن التغيير المتكرر في العمل.
يتميَّز برنامج جدولة الورديات بميّزات فريدة (A shift scheduling software)، على سبيل المثال لا الحصر:
- التسجيل والتشغيل.
- إرسال الإشعارات قبل أو بعد كل مكالمة.
- تتبُّع الوقت الذي يقضيه في كل مكالمة.
- وإنشاء تقارير توضِّح أداء فريقك.
أهمية وجود برامج جدولة ورديات الموظفين عن بعد للشركات الصغيرة
جدول برنامج مناوبة الموظفين “أو ورديات الموظفين” هو أداة محورية في إدارة مشروع صغير ناجح. فهو لا يساعد فقط في الحفاظ على تنظيم موظفيك وفي الوقت المناسب، لكن يمكن أن يوفِّر لك أيضاً الكثير من المال على المدى الطويل.
فيما يلي خمسة أسباب تدفع الشركات إلى التفكير بجديّة في الاِستثمار في هذه التكنولوجيا:
1- استيعاب التغييرات السريعة في نوبات الموظفين
أحد أكبر التحديّات التي تواجهها الشركات الصغيرة هو اِستيعاب التغييرات السريعة في ورديات الموظفين. قد يكون هذا صعباً لأنَّه غالباً ما يتطلب إعادة التوظيف وتنظيم جداول العمل في غضون مهلة قصيرة.
يمكن أن يساعد برنامج جدولة نوبات الموظفين الشركات الصغيرة على:
- إجراء تغييرات في ورديات الموظفين دون مشاكل.
- تقليل الوقت اللازم للتنظيم وإخبار الموظفين بنوباتهم القادمة.
- قد تكون إدارة نوبات الموظفين صعبة لمواكبة متطلبات العمل المتغيرة باِستمرار. خصوصاً عندما يكون هناك الكثير من التغييرات في الجدول في أي وقت.
- بدلاً من الاِضطرار إلى التعامل مع كل هذه التغييرات يدوياً، يمكن أتمتة كلّ شيء.
- يمكن أيضاً تتبُّع الوقت الذي يقضيه كل موظف في كل وردية. مما سيساعدك على اِتخاذ قرارات صحيحة بشأن مستويات التوظيف المستقبلية.
2- الحفاظ على مستويات التوظيف الصحيحة أثناء المناوبات
يمكن أن يساعد برنامج جدولة دوام الموظفين الشركات الصغيرة على:
- تتبُّع مستويات التوظيف الخاصّة بهم.
- تجنُّب الأخطاء المكلفة.
- يساعد عملك مع الاِضطرابات الناجمة عن عدم كفاية الموظفين.
- يوفِّر المال أيضاً بدلاً من تكاليف العمل الإضافي والنفقات الأخرى المتعلِّقة بدوران الموظفين والتغيُّب عن العمل.
- يجعل سيرورة العمل سهلة الاِستخدام؛ حيث يمكن للموظفين عرض جداولهم وتوافرهم عبر الإنترنت.
- يسمح لك بإرسال الورديات أو إعادة جدولتها بسهولة باِستخدام الأدوات المتوفرة، وهذا يجعل من الممكن التواصل بسلاسة بين الموظفين والإدارة ممَّا يقلل من مخاطر الاِضطرابات أو سوء الفهم.
3- تحسين عملية طلبات الإجازة
يمكن أن يساعد برنامج جدولة دوام الموظفين الشركات على تحسين عملية طلبات الإجازات. حيث:
- يمكن من خلاله تبسيط عملية طلبات الإجازات من خلال تتبُّع ساعات عمل الموظفين تلقائيّاً. كما يضمن أيضاً أن يعمل الجميع خلال ساعات العمل المصرَّح بها.
- الإجازة جزء لا يتجزأ من حياة العامل ولا ينبغي الاِستخفاف بها.
- يمكن للموظفين أخذ إجازة دون الشعور بالذنب أو عدم التوازن في العمل.
- يمكن للشركات أن تسهِّل على نفسها إدارة إجازة الموظفين من خلال أتمتة طلبات الإجازات.
- يضمن هذا البرنامج أيضاً ألَّا يأخذ الموظفون الكثير من الوقت أو يعملون لساعات طويلة للحصول على مزيد من الوقت.
- يساعد في الحفاظ على توازن مثالي. إلى جانب ذلك، يمكن أن يساعد في منع الدعاوى القضائية المحتملة من خلال تتبُّع حالات غياب الموظفين. كما يمنعهم من العمل أثناء أيام المرض الإلزامية.
4- تقليل معدل الدوران من خلال زيادة قوة الموظف
- الموظفون الذين يتحكِّمون في جداول عملهم هم أقلّ عرضة للاِستقالة، إنَّها مناسبة للشركات لأنَّها تقلِّل من تكاليف التوظيف والتدريب.
- يسهِّل البرنامج الأمر على الموظفين، يساعدهم على ضبط جداول عملهم دون التحدُّث إلى أي إنسان.
- بهذه الطريقة، يمكنهم توفير الوقت من خلال عدم الاِضطرار إلى البقاء قيد الاِنتظار أو إرسال بريد إلكتروني واِنتظار الردّ.
- كما أنَّه يجعلهم أكثر إنتاجية حيث يمكِّنهم من متابعة مهامهم دون الشعور بالمقاطعة باِستمرار.
- يمكن أن يساعد برنامج جدولة نوبات الموظف عبر الإنترنت الموظفين على التعامل مع ساعات الذروة من العمل.
- يمكن أن يقلِّل هذا من شكاوى العملاء ويجعل عملك أكثر سلاسة.
5- الرؤية والمساءلة
المشكلة الكبيرة التي تواجهها الشركات الصغيرة هي أنَّها لا تستطيع التواجد دائماً عندما تسوء الأمور.
قد يكون هذا بسبب الاِفتقار إلى الرؤية أو المساءلة، ممَّا يجعل من الصعب تعقُّب المشكلات وإصلاحها؛ يحلّ نظام جدولة ورديات الموظف عبر الإنترنت هذه المشكلة من خلال توفير الرؤية والمساءلة.
يسمح لأصحاب العمل برؤية ما يفعله الموظفون وتحديد أي مشاكل. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للبرنامج الاِحتفاظ بسجل لساعات الموظف.
كما يضمن أيضاً أنَّهم يعملون ضمن الحدود التي تضعها الشركة. هذا يحسِّن الإنتاجية ويمنح أصحاب العمل راحة البال.
يُعدّ أداة ممتازة للشركات الصغيرة. ذلك لأنَّه يمنحهم التحكُّم في موظفيهم ويساعدهم في الحفاظ على سير كل شيء بسلاسة.
الخلاصة
مع تقدُّم التكنولوجيا، لن يكون هناك حدّ لمدى نمو الأعمال التجارية.
ومع ذلك، لا يمكن أن يحدث هذا النمو بين عشية وضحاها. يجب اِستخدام الأدوات المناسبة في المراحل الأولى. سيساعدك على إبقاء الأشياء منظمَّة وفعالَّة. وهنا يأتي دور جدولة دوام الموظف في إدارة أوقات دوام موظفيك.
فمن خلاله لن تعاني من أي ضغوط في إدارة موظفيك مهما كان عددهم، ويمكنك التركيز على أجزاء أخرى أهمّ من إدارة شركتك.
