تأثير التكنولوجيا على إدارة عمليات الشراء: المزايا والتحديات

أحدثت التكنولوجيا تأثيراً قوياً ومهمَّاً على مختلف جوانب حياتنا، ويتصدّر القطاع التجاري قائمة المستفيدين من أحدث التقنيات. فقد اِستفادت العديد من المؤسَّسات من تكنولوجيا المعلومات لتقليل التكاليف وتعزيز الأرباح.

إذ تأثَّرت عمليات الشراء بشكل كبير على مرّ السنين بفعل التكنولوجيا، ولا يزال هذا التأثير قائماً. في هذه المقالة، سنناقش كيفية تأثير التكنولوجيا على إدارة عمليات الشراء، بالإضافة إلى أبرز المزايا والتحدّيات المصاحبة.

تأثير التكنولوجيا على إدارة عمليات الشراء

هناك مجموعة متنوِّعة من الطرق التي أثَّرت بها التكنولوجيا على طريقة عمل الشركات. على سبيل المثال:

• جعلت الحوسبة عملية الشراء أسهل. من خلال أتمتة العديد من الأنشطة في عملية الشراء مثل جمع البيانات وتحليلها.
• تتيح الأدوات عبر الإنترنت للمشترين والبائعين الاِتّصال المباشر، دون الحاجة إلى وسيط. ممَّا يسمح للشركات بالحصول على صفقة أفضل للمنتجات أو الخدمات وتسريع عملية الشراء.
• زيادة الشفافية. مع توفّر التكنولوجيا الآن في جميع الصناعات تقريباً، يُمكن للمشترين الوصول إلى مجموعة واسعة من المعلومات حول المنتجات والخدمات. يتيح لهم ذلك اِتّخاذ قرارات أكثر وعياً عند شراء السلع أو الخدمات وضمان عدم وجود أي تعارض محتمل في المصالح.
• تساعد الشركات على توفير المال في تكاليف الشراء؛ من خلال تجنّب التكرار أو الأخطاء غير الضرورية.

التقنيات الناشئة في إدارة عمليات الشراء

فيما يتعلَّق بالاِعتماد المستقبلي للتكنولوجيا في عملية الشراء. تقوم بعض الشركات بتجربة بعض التقنيات بهدف تحسين عملية اِختيار المنتجات أو أتمتة العديد من العمليات. ومن هذه التقنيات:

الذكاء الاصطناعي AI

يمكن أن يساعد  الذكاء الاِصطناعي (AI) والتعلُّم الآلي (ML)، الشركات على اِتّخاذ قرارات شراء أكثر ذكاءً من خلال تحليل البيانات المتعلِّقة باِتّجاهات السوق وأداء الموردين وسلوك المستهلك.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن اِستخدامها لأتمتة المهام الروتينية، مثل تحديد المخاطر المحتملة والإبلاغ عنها، وتحسين اِستراتيجيات التوريد.

تقنية Blockchain 

يتمّ اِستخدام هذه التقنيّة بشكل متزايد في عمليات الشراء؛ لزيادة الشفافية وخفض التكاليف وتحسين كفاءة سلسلة التوريد. تُتيح هذه التقنية لأطراف متعدِّدة مشاركة المعلومات وإجراء المعاملات دون الحاجة إلى وسطاء.

باِستخدام (blockchain)، يُمكن للشركات تتبُّع دورة حياة المنتج بأكملها، من المصدر إلى التسليم، ممَّا يسمح لجميع الأطراف برؤية نفس المعلومات في الوقت ذاته.

تحليلات البيانات الضخمة Big data

ستتمكَّن الشركات من الاِستفادة من كميّات هائلة من البيانات للحصول على رؤى حول الموردين والمنتجات واِتّجاهات السوق، ممَّا يمكّنها من تحديد فرص جديدة واِتّخاذ قرارات شراء أفضل.

كيف تساعد التكنولوجيا في تحسين عمليات الشراء؟

فيما يلي الطرق الرئيسية لاِستخدام تكنولوجيا المعلومات في عمليات الشراء:

1- جمع البيانات

عادةً ما يتعيَّن على موظَّفي المشتريات الاِتّصال بموردين مختلفين بعد إنشاء الطلب، والموافقة على طلبات الشراء. إذا كان عليهم العثور على الموردين من البداية، فإنَّها عملية شاقَّة وتستغرق وقتاً طويلاً.

تساعد تكنولوجيا المعلومات في جمع البيانات في منصَّة مركزية (مثل قاعدة البيانات)، تساعد في تحليل سلوك الموردين. وتمكّن مسؤولي المشتريات من مقارنة الأسعار والجودة وشروط الدَّفع والعديد من المعايير الأخرى، لاِختيار مورد كُفء.

2- تحسين الأداء التشغيلي

توفّر الأتمتة في عملية الشراء فوائد مختلفة للمؤسَّسات لتقليل التكاليف التشغيلية. إذ تسمح للإدارة بتقييم وقت التسليم، وتُمكِّنها من تتبُّع أحداث (RFX) ومتابعة أوامر الشراء.

ومع ذلك، يمكن للإدارة القيام بكلّ هذه الأنشطة يدوياً، ولكنَّها تستغرق الكثير من الوقت والموارد، ومن هنا تأتي الحاجة إلى المساعدة التقنيّة.

3- تقليل الأخطاء

يُقلِّل دمج تكنولوجيا المعلومات في المؤسَّسات من الحاجة إلى الأعمال الورقية في جميع الأقسام والإدارات. وإنَّ حفظ المعلومات إلكترونياً، يساعد الموظَّفين في العثور على السجلات السَّابقة وبيانات الموردين. كما أنَّه مفيد للحدّ من مخاطر الأخطاء البشرية أثناء مقارنة الطلبات السَّابقة.

مزايا استخدام التكنولوجيا في إدارة عمليات الشراء

إنَّ اِستخدام التكنولوجيا في عمليات الشراء له العديد من المزايا:

1- أكثر كفاءة

تجعل التكنولوجيا عمليات الشراء أكثر كفاءة. حيثُ يمكن اِستخدام البرمجيات لإنشاء أوامر الشراء وتتبّع عمليات التسليم وإدارة الفواتير. هذا يوفّر الوقت لمحترفي المشتريات للتركيز على المهام الإستراتيجيّة الأكثر أهميَّة، مثل إدارة علاقات الموردين والتفاوض.

2- فعالة من حيث التكلفة

يُمكن أن تساعد برامج المشتريات في تحديد فرص توفير التكاليف من خلال تحليل أسعار الموردين، وتحديد الموردين الأكثر فعَّالية من حيث التكلفة، وتحسين إدارة المخزون. يُمكن أن يساعد ذلك في تقليل التكاليف وتحسين  العائد المالي للشركات.

3- زيادة دقة البيانات

يتَّفق حوالي (48%) من الشركات على أنَّ عملية إدخال البيانات يدوياً هي عملية غير فعَّالة، وتعدُّ واحدة من أبرز تحدِّيات سير العمل. إذ يمكن أن تؤدّي إلى إدخال بيانات غير دقيقة، ممَّا يزيد من اِحتمالية وقوع أخطاء في عملية الشراء.

ومع ذلك، يمكن معالجة هذه المشكلة بمساعدة الأتمتة، من خلال تبسيط عملية البيانات. ونتيجةً لذلك، ستشهد اِنخفاضاً في الأخطاء وزيادة كبيرة في دقَّة البيانات.

كما تُساعد التكنولوجيا في تنظيم جميع البيانات والمستندات، بحيث يمكنك تتبّع عقود أيّ مورد بسهولة وسرعة. كما تساعد على إنشاء نظام مشتريات أكثر شفافيَّة.

قيود اِستخدام التكنولوجيا في إدارة عمليات الشراء

تعتمد عملية الشراء اليوم بشكل متزايد على التكنولوجيا لتبسيط العملية، وتحسين التواصل، وتقديم رؤى أفضل حول المنتج. ومع ذلك، هناك بعض القيود الملازمة للتكنولوجيا في عمليات الشراء.

• تأخير في دمج التقنيات الجديدة في عملية الشراء. ممَّا يُعيق القدرة على مواكبة التغييرات في السوق. بالإضافة إلى ذلك، قد يكون بعض الموردين غير مستعدّين للعمل مع شركة تستخدم تكنولوجيا قديمة الطراز.
• لا يمكن للتكنولوجيا دائماً أن تستبدل التفاعلات الشخصية. إذ تجد العديد من الشركات أنَّ هذه التفاعلات أساسيَّة لبناء الثقة وفهم اِحتياجات العملاء. أي باِختصار، يُمكن أن تساعد التكنولوجيا في تسريع عملية الشراء ولكنَّها لا يمكن أن تحلّ محلّ التفاعل البشري.
• الموارد المحدودة. إنَّ تنفيذ التكنولوجيا الجديدة يمكن أن يكون مكلفاً، وقد لا تمتلك العديد من الشركات الموارد اللازمة للاِستثمار في مبادرات التكنولوجيا الجديدة. وهذا بدوره يجعلها تواجه صعوبة في المنافسة مع المؤسَّسات الأكبر، التي تمتلك موارداً أكثر للاِستثمار في التكنولوجيا الجديدة.

وللتغلّب على هذه القيود والتحدِّيات، يمكن لمتخصِّصي المشتريات توفير التدريب والدَّعم لفرقِهم للتكيّف مع التكنولوجيا الجديدة. ويمكنهم أيضاً التعاون مع بائعي التكنولوجيا للحصول على الخبرة والموارد. ومن المهمّ خلق ثقافة الاِبتكار والتحسين المستمر؛ لتشجيع تبنّي التكنولوجيا الجديدة.

الخلاصة

باِختصار، أحدثت التكنولوجيا ثورة في عمليات الشراء في السنوات الأخيرة، ممَّا سهَّل على الشركات العثور على الموردين المناسبين والتواصل معهم. وبالتالي، باِستخدام التكنولوجيا لصالحك وتطبيق بعض النصائح، يمكنك توفير الوقت والمال مع تلبية معايير الجودة العالية.

المصادر

Oboloo , livevox , linkedin , smartinsights , insideprocurement