المحتوى
تحويل شركتك للعمل عن بعد
نتيجةً للتقدم السريع الذي تشهده تقنيات الاتصالات، وانتشار خدمات الإنترنت (أكثر من 4.5 مليار مستخدم)، واعتماد الشركات أكثر من أي وقت مضى على الحلول الرقمية، تبلورت فكرة الاعتماد والتحول إلى الفرق المُدارة عن بعد.
ولهذا التحول (نحو شركات تعمل بفرق مُدارة عن بعد) العديد من الإيجابيات على الشركات وعلى موظفيها أيضًا.
فمثلاً على صعيد الشركات نجد أنَّ تكاليف الفرق المدارة عن بعد أرخص (أقل تكلفة) بالمقارنة مع العمل من المكتب (إيجار المكتب، الفواتير، عائدات البناء، تنظيف،…..)، كما يساهم التحول للعمل عن بعد في إيجاد وتوظيف أفضل المهارات بغض النظر عن مكانهم الجغرافي.
ومع تفشي الفيروس التاجي (COVID-19) بات من الضروري إيجاد حلول لإبقاء عجلة العمل مستمرة، حيث أوصت منظمة الصحة العالمية (WHO) الشركات والموظفين في جميع أنحاء العالم بالحفاظ على التباعد الاجتماعي، وذلك لضمان سلامة الموظفين.
وقد بدأت بالفعل العديد من الشركات العالمية مثل Google و Facebook و Apple وغيرها الكثير (شركات كبيرة ومتوسطة وصغيرة) في تطبيق إجراءات العمل عن بعد، للتعامل بشكل أفضل في ظل التهديد المتزايد للفيروس التاجي.
بالمقابل أيضًا يتمتع موظفو الفرق المدارة عن بعد بالمزيد من المرونة في أوقات عملهم، كما ويتخلصون من تكاليف المواصلات اليومية، ويُتاح لهم قضاء المزيد من الوقت في المنزل مع عائلاتهم.
والآن بعد أن ألقينا نظرة عامة على مزايا العمل عن بعد، دعونا نلقي نظرة أدق لمزايا العمل عن بعد لوكالتك أو شركتك والأدوات التي تحتاجها للقيام بذلك.
ما هي الشركة المدارة عن بعد؟
تم تطوير بروتوكولات وأساليب (وأفضل الممارسات) لإدارة الفرق عن بعد، وقامت الكثير من الشركات بتطبيقها مع الوعي المتزايد بفوائدها الواسعة.
يتميز العمل عن بعد بتحرير الشركات من الحدود المكانية، حيث يمكنك (وموظفيك أيضًا) أن تختار بحرية مكان العمل سواء في المنزل أو المقهى أو في أي مكان تريده.
وبالتالي فإن الاتجاه الجديد للشركات هو أن تتكون بشكل أساسي من فرق تعمل معًا عن بُعد في بيئة أكثر مرونة وإنتاجية.
حيث يمكن أن يوفر العمل عن بُعد لشركتك العديد من المزايا، والتي يصعب الحصول عليها في بيئة المكتب التقليدية.
لماذا العمل عن بعد؟
تكاليف أقل وأرباح أعلى:
قد يكون عمل موظفيك في مكتب مادي أمرًا مكلفًا للغاية، فكلما زاد عدد الموظفين لديك كلما أنفقت أكثر على الإيجار والمعدات المطلوبة والمرافق والاحتياجات الأخرى.
من ناحية أخرى فإن جعل موظفيك يعملون عن بعد سيوفر عليك هذه التكاليف.
كما أن هذا سيشجعهم على قضاء المزيد من الوقت في تطوير شركتك وزيادة جودة عملهم.
ناهيك عن المبلغ المخفض للضرائب على الشركة المدارة عن بعد مقارنة بشركة ذات مساحة مكتبية تقليدية.
أكثر إنتاجية وكفاءة:
مع العمل عن بعد يمكنك التخلص من الوقت الضائع في الأحاديث الجانبية (الخارجة عن نطاق العمل)، وكذلك الاجتماعات غير الضرورية، والتي تحدث عادةً في طرق العمل الكلاسيكية (المكتب التقليدي).
فمن خلال تجنّب هذه الأنشطة ستتمكن من إنشاء بيئة عمل أكثر إنتاجية، موجهة نحو إنجاز المهام وإدارة الوقت.
إلى جانب ذلك سيكون موظفوك قادرين على العمل وفقًا لجدول زمني أكثر مرونة يناسب تفضيلاتهم في قضاء الوقت.
من خلال الاعتماد على ثقافة العمل عن بعد والتقييم وفقًا للمهام والإنجازات، سيبذل الموظفون قصارى جهدهم وسيطورون من مهاراتهم وأساليبهم لكسب المزيد من الوقت الخاص بهم.
كما يمكنك أيضًا ترتيب اجتماعات سريعة دون إضاعة الوقت والجهد لإجرائها، كما هو الحال في بيئة العمل المكتبية التقليدية.
تفاعل أعلى:
يميل الكثير من العاملين عن بعد إلى الشعور بالتقدير تجاه شركتهم أكثر من أولئك الذين يعملون في المكاتب.
وذلك لقدرتهم على إدارة وقتهم بحرية وفقًا للمهام الموكلة إليهم؛ مما يحقق إنتاجية أعلى.
وبما أنه لا توجد أنشطة مضيعة للوقت بين زملاء العمل، فإن الموظفين سيشاركون بشكل أكبر في تحقيق أهداف شركتك بدلاً من مجرد إنهاء المهام.
ناهيك عن القدرة على العمل بحرية في أي مكان، سواء في المنزل بالقرب من الأسرة أو في بيئة مشجعة أكثر للعمل، وسيشعر الموظف بمزيد من الراحة والسعادة.
وكتحصيل حاصل كلما كان الموظفون أكثر راحة زادت إنتاجيتهم، وستنعكس هذه الأجواء الودية بشكل إيجابي على تجربة العملاء.
فالقاعدة الذهبية تقول: موظفون سعداء يعني عملاء سعداء.
كيف تبني وتدير شركة عن بعد؟
دعنا نلقي نظرة عن ما يجب فعله إذا كنت تخطط لتحويل وكالتك أو شركتك للعمل عن بُعد:
حدد إستراتيجية شركتك للعمل عن بُعد:
عندما تفكر في هذا التحوّل يجب عليك الإعداد له بشكل جيد، من خلال وضع سياسات وإجراءات جديدة تتوافق مع العمل عن بعد.
للقيام بذلك تأكد أولاً من الأمور القانونية المترتبة على ذلك، وإذا لزم الأمر قم بالتقدم بطلب للحصول على ترخيص يتعلق بالعمل عن بعد.
فعلى الرغم من أن شركتك لن تحتاج بعد الآن إلى مساحة فعلية، فقد تحتاج إلى ترخيص عمل اعتمادًا على القوانين المحلية.
بعد إتمام القضايا القانونية يمكنك الآن التركيز على تحديد الإستراتيجيات لمختلف إدارات وأقسام وكالتك أو شركتك (الإدارة والتسويق والمبيعات وإستراتيجيات التسعير … إلخ) بناءً على نطاق العمل الجديد.
فعلى سبيل المثال نظرًا لأن وكالتك سَتُدار عن بعد، يجب أن تفكر في كيفية بناء إستراتيجيات تسعير جديدة، تتناسب والتكاليف الجديدة.
فمثلاً يمكنك تقديم باقات للخدمات بأسعار ثابتة لعملائك، أو يمكنك إصدار فاتورة حسب ساعات العمل اللازمة لإنجاز العمل.
بعد ذلك يمكنك البدء في تحديد حجم العمل الموكل لكل موظف والبدء في تعيين المهام وفقًا لذلك.
كما وستحتاج أيضًا إلى الاستثمار في العديد من الأدوات الرقمية، التي تنظم الاتصال والتعاون بين الفريق وتمكنك من تتبع الوقت والإنتاجية وإدارة المشاريع والمهام بفعالية.
جهز موظفيك:
يجب أن تضع في اعتبارك أنه يجب عليك إعداد جميع موظفيك لهذه الخطوة. ولكن كيف؟
- تأكد من أن موظفيك لديهم إمكانية وصول موثوق بها إلى الإنترنت ومزودين بالأجهزة اللازمة للعمل عن بعد (أجهزة الكمبيوتر، أقراص صلبة خارجية، سماعات الرأس … إلخ).
- تدريب موظفيك على المنصات الجديدة والأدوات المعتمدة لدى شركتك، والتي يتم استخدامها للتواصل والتعاون بين الفرق، وحضور الاجتماعات الافتراضية.
- إعلام موظفيك بسياسات العمل الجديدة، و التأكد من أن فريقك منفتح ومتقبل للسياسات الجديدة المتبعة.
- الحفاظ على التواصل الدائم مع الفريق، وذلك للحفاظ على تحفيز موظفيك وسعادتهم، وبنفس الوقت لزيادة إحساس الموظف بالمراقبة، وأنه خاضع للمساءلة في أي لحظة عن مدى فعالية أدائه وتنفيذه لمهامه.
- تعيين المهام بوضوح مع المواعيد النهائية لتسليمها لكل موظف.
توظيف أشخاص مؤهلين:
عند تعيين موظفين جدد قد يكون من الجيد تعيينهم بدوام جزئي في البداية قبل تعيينهم بدوام كامل.
بهذه الطريقة يمكنك ملاحظة ما إذا كان الموظف الجديد موثوقًا بما يكفي للعمل قبل الاعتماد عليه وتوكيله مهام أكثر أهمية.
من الضروري أيضًا التحقق مما إذا كان الموظف قادرًا على التأقلم بشكل جيد مع سياسات وثقافة العمل الخاصة بوكالتك أو شركتك.
فقد يكون من المفيد أيضًا اختيار الأشخاص الذين لديهم خبرة سابقة في العمل عن بُعد أو لديهم المعرفة والقدرة اللازمة للقيام بذلك.
تذكر أنه لا يمكن للجميع العمل بكفاءة في الوكالات والشركات المدارة عن بعد، وقد تُضيّع الكثير من الوقت والتكاليف في الاستثمار بأشخاص ذوي أفكار تقليدية صارمة.
__________________________________________________
ما الأدوات اللازمة لإدارة شركتك عن بعد؟
الاستثمار في الأدوات الرقمية المناسبة ركيزة أساسية لنجاح فريقك في العمل عن بعد..
فيما يلي دليل بسيط ﻷهم الأدوات الرقمية التي قد تحتاج إليها مع بعض الأمثلة:
أدوات التواصل والتعاون:
نظرًا لعدم وجود اتصال (مباشر) وجهًا لوجه في العمل عن بعد، فأنت بحاجة إلى الأدوات الرقمية المناسبة التي تمكن موظفيك من التواصل بكفاءة. نذكر منها:
- Slack أو Troop Messenger: للتعليق السريع والمحادثات المباشرة الفردية والجماعية، للحصول على ردود سريعة عن تقدم العمل والمهام.
كما تتيح لك هذه المنصات تصنيف مراسالاتك بسهولة وفقًا للوظائف أو الفرق أو المشاريع، وبالتالي يمكنك إضافة الأعضاء المعنيين فقط في نفس الغرفة (Room)، والتي تم إعدادها لإنهاء هدف معين.
- TeamViewer و Screenleap: للسماح لمستخدم ما بالتحكم بجهاز مستخدم آخر، ومشاركة الشاشة فيما بينهما.
- Skype و Zoom: للقيام بجلسات الفيديو والاجتماعات للمجموعات الكبيرة والسماح بالتواصل مع العديد من الأشخاص في نفس الوقت.
أدوات تتبع الوقت:
للتأكد من أن جميع الموظفين يعملون بكفاءة ودون تشتت، ستحتاج إلى أدوات تتبع الوقت مثل Time Doctor و Toggl.
يمكن استخدام هذه الأدوات على جميع الأجهزة ويمكنها تقديم تقارير مفيدة حول تقدم العمل.
وهي مفيدة جدًا أيضًا في حساب الساعات في حال كانت سياستك التسعيرية قائمة على الساعة.
أدوات الأعمال:
للحصول على أفضل النتائج والأرباح لشركتك المدارة عن بعد، عليك الاعتماد على ثلاثة أنواع أساسية من الأنظمة (التطبيقات):
- أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM): تتيح لك أنظمة إدارة علاقات العملاء باستضافة جميع عملائك المحتملين والصفقات وجهات الاتصال في مكان واحد.
هناك الكثير من أنظمة CRM حاليًا، بعضها رخيص وبعضها باهظ الثمن ولكل منصة مزاياها، الأكثر ملاءمة لاحتياجاتك هو الأداة الأكثر مرونة، والتي تسمح لك ببناء منهجية علاقاتك مع الزبائن وفقًا لنهج شركتك، وأتمتة جزء كبير من العملية مما يمنحك تركيزًا أعلى لمتابعة عمليات الإغلاق، واكتشاف أي فجوة أو خطأ ممكن أن تسبب ضياع العملاء.
- أنظمة إدارة المشاريع والمهام: إذا كنت تدير شركة ناجحة فأنت معتاد على التعامل مع العديد من العملاء والمشاريع في آن واحد.
ولمعالجة هذه المشكلة أنت بحاجة إلى أنظمة إدارة المشاريع والمهام، والتي تسمح لك بإضافة العديد من المشاريع، وإسناد المهام للموظفين ومتابعة وتحديث المخطط الزمني للمشروع على الدوام، وأتمتة سير المهام وإلقاء نظرة عامة على دورة المشروع بأكمله.
- إدارة النفقات: مثل أي عمل آخر يعتمد إبقاء شركتك مستمرة (وتدر الأرباح أيضًا) في الحفاظ على تدفق نقدي دائم وسليم.
وللقيام بذلك تحتاج إلى برامج تساعدك في تتبع النفقات والفواتير والدفعات المتوقعة.
حيث تمكّنك تلك الأنظمة من متابعة النفقات وتحليلها من خلال واجهات بسيطة قابلة للتخصيص.
كما لاحظت فهناك العديد من أدوات العمل اللازمة والضرورية للبدء في العمل عن بعد، ولكن لا تقلق!
يمكنك أن تجد جميع هذه الأنظمة في الحلول السحابية المتكاملة كمنصة Workiom و Airtable و Monday.com و clickup، والتي تتيح لك بناء واستضافة جميع هذه الأنظمة في مكان واحد، مما يتيح لك إمكانية ربط البيانات بين الأنظمة المختلفة ويزيد من كفاءة ودقة التقارير.
في الختام
يمكن أن يبدو تحويل شركتك للعمل عن بُعد أمرًا صعبًا للغاية، ومع ذلك فإن الإعداد المناسب واختيار الأدوات الرقمية المناسبة يُمَكِّن شركتك من التحول والانتقال بسهولة للعمل عن بُعد والحصول على جميع مزاياه.
إقرأ أيضاً: كيف تكوّن فريق مبيعات للعمل عن بعد؟.. 6 خطوات للنجاح
