المحتوى
يُعدُّ هذا المقال بمثابة دورة مصغّرة حول كيفية كتابة ملفات التعريف للشركات بشكل اِحترافي ومتقن. اِبتداءً من أصغر المتاجر والمؤسَّسات وحتَّى أكبر الشركات.
حيثُ يمكن اِحتراف ذلك بسهولة لأنَّ الأساس واحد، وبمجرّد معرفته، يصبح الموضوع بسيطاً.
وبعد ذلك، يمكنك كتابة ملفات تعريف لجميع أنواع الأنشطة التجارية وغير التجارية، مثل الجمعيات والمبادرات وغيرها.
أنواع العملاء
في البداية، يجب عليك أن تضع في اِعتبارك عند التعامل مع العملاء، أنّهم ينقسمون إلى نوعين:
- النوع الأوَّل هو العميل الذي يفهم ويعرف ما يريد، ويساعدك في توضيح الصورة وتحقيق الأهداف.
- أمَّا النوع الثاني فهو العميل الذي لا يعرف ما يريد بالضبط، وبالتالي تحتاج إلى الاِعتماد على نفسك في البحث والتدقيق.
يجب أن تتميَّز أسئلتك بالوضوح والدقّة عند كتابة الملف التعريفي، لأنَّه يعتمد بشكل كامل على فهمك الشامل للشركة واِتجاهاتها ورغباتها.
كما عليك الاِنتباه والتأكّد من فهمك الكامل للفكرة وتوافقها مع المخطّطات والأهداف للشركة. حتَّى لا تتعرّض لرفض مفاجِئ أو اِختلاف كبير في الأفكار مع الشركاء أو المسؤولين الآخرين.
ماهو ملف التعريف
هو السيرة الذاتيّة للشركة، وهو يساعد على التعريف بها بشكل واضح ودقيق ودون أي لِبس.
ويكون جاهزاً لتقديمه للجمهور أو للشركاء المحتملين في أيّ وقت، كما يُستخدم لطلب الدّعم من الجهات الحكومية أو غيرها كالجمعيات والمبادرات.
شروط الكتابة الصحيحة
تتضمَّن شروط الكتابة الصحيحة لملف التعريف ما يلي:
- اِستخدام لغة واضحة ومناسبة للفئة المستهدفة وتوجُّه الشركة.
- الاِبتعاد عن اِستخدام اللهجة العاميّة أو الأمثلة الشعبية، ما لم يكن ذلك ضروريّاً للفئة المستهدفة. وفي هذه الحالة يجب الحفاظ على التوازن وعدم الإفراط أو التفريط.
- يجب العمل بجديّة وإتقان في كتابة الملف التعريفي.
- الكتابة بواقعية تجمع بين الحلم والواقع، وتكون قريبة من قلوب الجمهور.
- اِستخدام عبارات واضحة وغير معقّدة لإيصال الرسالة بشكل فعّال، دون الحاجة إلى الاِستعراض بالمفردات الغريبة أو الوزن والقافية.
- الكتابة بشكل متسلسل، والاِنتباه إلى الترابط بين الفقرات.
النمط المستخدم في الكتابة
يتمّ اِختيار النّمط المستخدم في الكتابة بناءً على الفئة المستهدفة، التي تأتي بعد دراسة لتوجُّه الشركة والملفات السابقة بشكل دقيق.
1- الأسلوب المرح
ويتمّ كتابته باللهجة البيضاء، وقد اِنتشر هذا النوع من الأساليب وأصبح توجُّه أغلب المتاجر في الفترة الأخيرة.
وهو أسلوب بسيط ولطيف يبرز توجّهات المؤسّسة لنفس الفئة. على سبيل المثال متجر للألعاب، لا يلزم اِستخدامه للأسلوب الرسمي والألفاظ الجامدة.
حيثُ أنَّ لكل فئة نمط معين في الكتابة، وهذا يعتمد أيضاً على رأي العميل واِختيار الأسلوب المناسب له.
2- أسلوب التحدي
يمكن كتابة مجموعة من الأهداف والقناعات في ملف التعريف، والتي توضّح الأسلوب المتفرّد للعمل كي يتحدّى جميع المنافسين.
ومع ذلك، يجب أن تكون هذه الأهداف قابلة للتحقيق وهي عبارة عن قناعات راسخة ومأخوذة بعين الاِعتبار. كما يجب تجنّب الغرور والمبالغة في الوصف.
3- أسلوب العاطفة
يمكنك التكلم بشغف وكتابة رغباتك. على سبيل المثال: أرغب في تغيير التعقيد في مجال الكتابة، وأسعى لنشر ثقافة الكتابة البسيطة المؤثرة.
وأريد تغيير نظرة العالم للكتابة البسيطة، فأعتقد أنَّها أعمق وأكثر قوّة في إيصال المعنى مقارنة بالكتابة المعقّدة والمنمّقة. والتي تجعل القارئ يشعر وكأنَّه يقرأ مخطوطات تاريخية.
الأركان الأساسية في كتابة ملف التعريف
1- المقدمة
يتمّ إضافة مقدّمة بسيطة في ملف التعريف، وتحدّد وفقًا للاِتفاق والمعطيات المتاحة دون أي اِجتهاد شخصي. ومن ثمَّ، يتم تقديم معلومات حول بداية المشروع وسبب البدء والأفكار الأولية التي أدت إلى تأسيس المشروع، بالإضافة إلى الظروف والمشاعر التي دعمت هذا البدء.
ويتمّ تقديم قصة المشروع بإيجاز قبل البدء وبعد بدء المشروع، مع تضمين المشاعر المرتبطة بهذه المراحل. ويتم كتابة هذه القصة بعد الاِستماع إلى العميل والنقاش معه.
ومن المهم صياغة القصّة بحيث تجذب اِنتباه القارئ دون تفاصيل مملّة أو تقليل من قيمة المشروع.
2- الرسالة
تتمثّل الرسالة للمؤسّسة في النشاط الحالي، وما ترغب في القيام به لتطوير هذا النشاط.
3- الرؤية
تمثّل الرؤية للمؤسّسة ما يتمّ توقّعه للمستقبل، وما تطمح إليه في تحقيق أهدافها وتطوير نشاطها.
4- القيم
القيم هي مجموعة من المبادئ الحميدة التي تمثل المؤسسة أو الشركة، وتختلف هذه القيم بين المؤسسات والشركات المختلفة.
فعلى سبيل المثال؛
- يمكن أن تكون قيمة التحفيز هي واحدة من قيم المؤسَّسة فيما يتعلَّق بالمبادرات المجتمعية.
- بينما يمكن أن تكون قيمة الجودة هي واحدة من قيم مصنع الدواجن.
5- الأهداف
تعتمد على ما يحدّده العميل، ويتمّ إعادة صياغتها بطريقة جيّدة. وفي حال كانت الأهداف تحتوي على مبالغة، يتم عرض الاِقتراحات على العميل بطريقة اِحترافية وأكثر واقعية.
6- الخدمات
تختلف الخدمات التي تقدّمها المؤسّسة بناءً على ما يحدّده العميل.
ويجب الأخذ في الاِعتبار، أنَّ أركان الملف غير محدّدة أو ثابتة، حيث تختلف بحسب أقسام الشركات ومجالاتها المختلفة.
ويتمّ تحديد العناوين الرئيسية بناءً على المعلومات التي يحدّدها العميل، وبمساعدة المعطيات المتاحة يمكن صياغة الكلمات لإخراج ملف تعريف يفوق توقعات العميل.
أمَّا في حالة عدم اِمتلاك العميل معلومات أو رؤية واضحة، فيجب علينا أن نتصرّف ونقوم بطرح الأسئلة اللازمة لجمع المزيد من المعلومات. يتمّ تسجيل كل شيء خلال الحديث لتحديد الاِحتياجات والمتطلّبات بالتفصيل. ويجب أن نطرح الأسئلة بطريقة واضحة ومباشرة، بعد ذلك يمكن تقديم نموذج أولي وإرساله للعميل.
سيساعدك النقاش والتفاعل في تحديد الاِحتياجات والمتطلّبات بشكل أفضل، وبالتالي تكوين رؤية واضحة في النموذج الأولي.
كما من الممكن تقديم التعريف عن النشاط التجاري أو المشروع عبر فيديو تعريفي، ولكن الأساس يجب أن يكون الملف النصي. ويمكن تقديم الاِثنين حسب رغبة الجهة وطلبها.
الخلاصة
في النهاية، أودّ أن أقدّم لكم نصيحة من القلب. وهي أنَّ ملفّات التعريف قد تبدو صعبة في البداية، ولكن عندما تبدأ في هذا العالم، ستنمو مهاراتك وخبراتك. لذلك، تدرب وتخيل شركة وهمية واِبتكر عنها.
إذا وجدت هذا المقال مفيداً يمكنك متابعتي عبر تويتر لمزيد من الموضوعات المشابهة.
📌كيف أكتب ملف تعريف للشركات بشكل احترافي ومتقن ؟
هذا السرد بمثابة دورة مصغرة عن كيفية كتابة ملفات التعريف ابتداء من اصغر متجر ومؤسسة وحتى أكبر الشركات 😎
جمعت لكم
7 ملفات تعريف في نهاية السرد اتمنى تفيدكم pic.twitter.com/v9cygpoxfc
— شروق ساحرة القلم🪄 (@SHROOQ_1214) December 13, 2022
