تقليل أوقات الانشغال بالمهام الروتينية… نصائح وأدوات

يقضي المسوق العادي ما يقرب من ثلث وقته في إكمال المهام المتكررة. لدى المسوقين بالفعل مسؤوليات كافية – ولا يمكنهم تحمُّل سوء إدارة الوقت في العمل المزدحم.

يجب أن يقضي المسوقون وقتهم في قيادة نمو الشركة وتحسين أداؤها- وفي هذا المقال، سنقدِّم لكم أفضل النصائح والأدوات لمساعدتكم في تقليل الوقت الذي يضيع في الأعمال المزدحمة أي في المهام الروتينية المتكررة، وتركيز أولوياتكم الحقيقية في الأعمال المهمّة.

ما هو العمل المزدحم؟

يشير مصطلح “العمل المزدحم” إلى المهام التي ليس لها قيمة فورية تُذكَر لأهداف المنظمة. ومع ذلك، قد يشير أيضاً إلى المهام الروتينية الزائدة عن الحاجة ولكنها ضرورية، مثل إدخال البيانات وإعداد التقارير.

يمنع هذا النوع من الأعمال المسوقين من التركيز على المهام الأكثر أهميّة مثل التخطيط لحملة كبيرة أو وضع الاِستراتيجيات أو إنشاء المحتوى الإبداعي.

نصائح وطرق تقليل العمل المزدحم

دعونا نلقي نظرة على أهمّ الطرق التي تساعدنا على التقليل من هذه الأوقات الضائعة والتركيز على الجواني الأكثر أهمية:

1- ترتيب أولويات أعباء عملك

من المحتمل أن يكون لديك أكثر من نوع واحد من التسليم إذا كنت مسوقاً. خذ الوقت الكافي لتحليل وتحديد أولويات أي أجزاء من واجبات وظيفتك هي الأكثر أهمية على الأقل كإطار عام.

ركِّز على المهامّ الأكثر أهميّة أو المحدَّدة بالوقت أوَّلاً، ممَّا يجعل العمل المزدحم يبدو أقل إرهاقاً عندما تصل إليه ويكون لديك وقتاً مخصصاً لمعالجته.

2- قم بإنشاء روتين بقوائم المهام اليومية

يُعدّ إعداد قائمة مهام أمراً سهلاً، لكن الاِلتزام بأحدها ليس كذلك.

يجب على المسوقين تخصيص وقت في بداية الأسبوع لتفويض المهام اليومية. يمكن أن يعزز إدارة الوقت بشكل أفضل – وهو أمر غالباً ما ننساه عندما نضيع في الأعمال الروتينية.

3- أضف وقت التركيز للوصول إلى الأهداف في التقويم الخاص بك

يقضي الموظف العادي (28%) من وقته في التعامل مع الاِنقطاعات غير المرغوب فيها. اِجمع بين هذه الأوقات وبين العمل المزدحم الممل، وستجد أنَّ يومك يبدو أقل نجاحاً.

صحيح أنَّه لا يمكنك تجنُّب كل الاِنقطاعات دائماً، لكن يمكنك جدولة فترات زمنية للعمل المستمر في مشاريعك اليومية.

4- أتمتة العمليات اليدوية

وفقاً لتقرير (Zapier How We Work)، يقول (74%) من العمال إنَّهم؛

يفضِّلون البقاء في مناصبهم الحالية بدلاً من السعي وراء فرصة جديدة.

يرتفع هذا الرقم إلى (90%) لأولئك الذين بدؤوا في اِستخدام الأتمتة في الأشهر الـ (18) الماضية.

يرتبط العمل المزدحم عادةً بالأنظمة أو العمليات القديمة التي يمكن أن تستخدم أتمتة التسويق. تساعدك هذه الأدوات في إدارة مهام التسويق وفرزها دون الحاجة إلى وقت للعمل اليدوي.

5- تعلم متى تطلب المساعدة من فريقك

عندما تصبح الأمور مربكة، ويكون لديك عمل أكثر اِنشغالًا ممَّا يمكنك التعامل معه، فلا عيب في اللجوء إلى فريقك لتقديم يد المساعدة. يمكن أن يؤدِّي طلب المساعدة إلى تعزيز بيئة العمل التعاونية بين زملاء العمل وتقليل الخوف من تحمُّل كل المسؤولية بنفسك.

تطبيق Slack ودوره في إغلاق الصفقات بسهولة

تُعدّ أداة (Slack) من قبل معظم الناس أداة للتواصل، ولا تزال كذلك. لكنها الآن أيضاً أداة لإغلاق الصفقات بشكل أسرع.

تستخدمها أهمّ وأفضل الشركات في عالم المبيعات لإعادة كتابة دليل المبيعات.

1- تسمح لك بتسهيل المحادثة مع العملاء  في الوقت الفعلي

يسمح (Slack Connect) للممثلين بنقل المحادثات مع العملاء والشركاء والموردين من البريد الإلكتروني إلى تطبيق (Slack). يمكنك إنشاء قناة سلاك (Slack) مُخصَّصة لكل مشتر، واِختيار خيار مشاركة هذه القناة خارجياً، وإرسال رابط دعوة إلى المشتري للاِنضمام. كل السحر يحدث في مكان واحد بدلاً من سلاسل البريد الإلكتروني التي لا تنتهي.

2- تسهِّل على الموظفين الجدد أدوات التواصل والتعلّم

قبل اليوم الأول للمندوبين، يمكنك دعوتهم للاِنضمام إلى قناة (Slack) الجديدة حيث يمكنهم اِستخدام الدردشة لجميع أسئلة الإعداد بدلاً من البريد الإلكتروني.

إذا كانت شركتك كبيرة، يمكنك حتى إنشاء قنوات (Slack) مختلفة للاِنضمام إلى مجموعات جماعية في تواريخ مختلفة (على سبيل المثال #استشارة-تسويقية-كانون الثاني2023).

• اِطلب منهم كتابة مقدمة موجزة والتعرُّف على المبتدئين الآخرين.
• الأهمّ من ذلك، يمكن توفير جميع معلومات الإعداد في هذه القناة:
  • هل تحتاج إلى مواد اليوم الأول؟
  • تريد رفيق على متن الطائرة؟
  • لا تعرف كيفية التسجيل للحصول على بعض المزايا؟

يمكنك العثور على كل شيء من خلال هذه الأداة. يمكن لـ (Slack) تحسين تجربة الموظف وإضفاء الطابع الإنساني عليها بصراحة، ممَّا يؤدِّي إلى اِنخفاض معدَّل دوران البائعين وإعدادهم بشكل أفضل.

كما يقول نيكي آيفي (Nikki Ivey) مدير المبيعات في وكالة التسويق العالمية (Assembly)؛

يقلل تكامل أداة سلاك (Slack) من عدد المنصّات التي يجب عليك التبديل بينها من أجل إنجاز شيء ما

3- تمكّنك من إنشاء مساحات محددة حتى تتمكن من إغلاق الصفقات

يمكنك إنشاء قنوات (Slack) للتعاون مع أعضاء الفريق متعدِّد الوظائف في الفرص المهمة.

تسمح “غرف الصفقات” الرقمية هذه لأعضاء الفريق بالاِلتفاف حول اِحتياجات العملاء من أجل دفع المزيد من الصفقات إلى الأمام بشكل أسرع. فيصبح من السهل على الجميع البقاء على اِطلاع دائم عبر منصة الصفقة ونشاطها، والعمل معاً في الخطوات التالية لإبقاء الأمور على المسار الصحيح.

الخلاصة 

بينما لا يمكن للمسوقين التخلُّص من جميع البيانات والتقارير والعمل المزدحم من الوظيفة، لكن يمكنهم تغيير طريقة تعاملهم معها. نأمل أن تطبق نصائحنا على روتينك لتعيدك إلى المسار الصحيح وتقلل من اِنشغالك بالأعمال المزدحمة.